5 formas de cortar a la mitad el tiempo del mail

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Chequear el email constantemente es una adicción que destroza la productividad. Recomendaciones para romper el círculo vicioso.

Según una encuesta de Adobe, el 40% de los empleados desearía tener menos mails que gestionar durante el día; sin embargo, el 70% revisa el correo laboral después de las 6 de la mañana y el 58% responde dentro del lapso de una hora.

¿POR QUÉ?

Porque es una adicción

Según explican, el correo electrónico, para muchos, es una adicción: a todos nos gustan las cosas nuevas; ocuparse del mail es más fácil que de llevar a cabo la lista de tareas pendientes y, además, está latente el temor de perderse algo interesante.

Acá, 5 recomendaciones para manejar este hábito complejo y reducir a la mitad el tiempo dedicado al mail:

 

1. Determinar un horario

Las personas exitosas no miran el correo electrónico a cada rato, sino que lo procesan como una tarea y planifican cuándo abordarlo. ¿La recomendación? Limitar el correo a tres veces al día: una vez durante la mañana, al mediodía y de nuevo en noche.

 

2. Eliminar el CC

Otra forma fácil de reducir la cantidad de tiempo destinado al mail es dejar de poner en copia a tantas personas en sus correos electrónicos. Eso incluye omitir responder a todos.

La regla es simple: cuanto menos correo electrónico se envía, menos se recibe. De hecho, una compañía de energía de gran tamaño informó que redujeron el tráfico total de correo electrónico en más del 50% sólo por capacitar a sus empleados a pensar dos veces antes de enviar un email.

 

3. Setear reglas de configuración

Otra forma de reducir drásticamente el tiempo frente al mail es filtrar los mensajes y enviarlos a carpetas separadas. Aplicar esta regla reducirá la cantidad de emails en la bandeja de entrada general y permitirá priorizar cuáles mails gestionar primero. Esta simple regla ayuda a descartar un gran volumen de correos sin importancia.

 

4. Evitar usar el inbox como una lista de tareas

La gente a menudo utiliza su bandeja de entrada de correo electrónico como una segunda lista de tareas, dejando mensajes a la vista para responderlos más tarde. Y esto es fatal para la productividad.

Para lograr llevar la bandeja de entrada a cero, la regla es procesarlo mediante las siguientes preguntas: si puede eliminarse, delegarse, hacerse en menos de cinco minutos o llevará más tiempo. Lo que no puede hacerse en menos de 5 minutos se deja para más tarde.

Pero en lugar de dejarlo en la bandeja de entrada, el truco es definir en el calendario una fecha, hora y duración para responder.

 

5. Avisar

Es más probable que se reduzca la cantidad de tiempo destinado al email si se deja saber a los demás la intención de pasar menos tiempo abocados al correo. Puede ser difícil, pero al explicar que se trata de maximizar la productividad, es probable que más de uno lo entienda sin problemas.
Más allá de estas recomendaciones, los cambios en la gestión cotidiana del mail llevarán tiempo y paciencia. Pero una vez modificados los malos hábitos, el impacto será notable.

 

(Fuente)

 

Cómo mejorar la redacción de emails