Seis maneras de evitar que odien tus mails

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Estamos programados para leer mensajes en un tono más negativo que como fueron escritos. Acá, el antídoto para evitarse malos entendidos.

 

Investigaciones demostraron que al leer un correo electrónico estamos predispuestos a ver el tono de ese mensaje de manera negativa.
Debido a este “sesgo de negatividad” es importante prestar mucha atención a la redacción.  En especial porque la mayoría del tiempo usamos el correo electrónico para enviar recordatorios o que alguien ejecute alguna tarea. En ausencia de señales sociales, las palabras son todo lo que tenemos para comunicarnos.
Acá van algunos consejos para lograr correos amistosos y efectivos.

1. Evitar los imperativos

El tono imperativo se usa para dar órdenes, por lo que se aconseja evitar su uso para que del otro lado de la pantalla no surjan reacciones negativas.

En cambio, se sugiere usar el condicional- “¿Podrías?”. Se trata de un cambio sutil, pero transmite un cambio de perspectiva y respeto por el tiempo del otro.

2. Destacar los beneficios de la tarea

A la gente le gusta tener una razón para hacer las cosas, por eso es útil proporcionar un mayor contexto siempre que se pueda.

Por ejemplo:

  • Enmarcar el beneficio en términos de calidad:

Sé que esto es frustrante, pero hará que el producto sea aún mejor.

  • O en términos de progresión:

Estamos tan cerca de cumplir con el plazo; sólo nos falta este último empujón.

  • O incluso en términos de gratitud:

Si pudieras hacer esta mejora realmente me ayudaría y ahí cerraríamos el trabajo.

 

3. Proporcionar contexto y comunicar avances

Al cerebro humano le gustan las sensaciones de plenitud: si falta poco, las personas siempre estarán más motivadas de completar una tarea.
Y si no se está cerca de terminarlo, al menos alcanzar un hito u otro paso puede ser muy útil. El sentido de plenitud puede ser, incluso, ¡no tener que seguir recibiendo más mails sobre un mismo tema!

 

4. Reconocer la carga de trabajo de la otra persona

Un poco de empatía logra mucho. Y, además, reconocer la carga de trabajo de la otra persona, corta la posibilidad de una reacción negativa.

 

5. Mantener siempre una actitud positiva y entusiasta

Recordemos: el mail se lee con un sesgo de negatividad. Una forma de acortar la distancia que impone la pantalla es manejar un tono amable y positivo.

 

6. ¿Ser breve es un lujo ganado?

Es habitual que las personas con cargos altos redacten mails brevísimos sin tener en cuenta ninguno de los puntos anteriormente mencionados y que las tareas se ejecuten de igual manera. Entonces ¿para qué tantas consideraciones al escribir un mail?

Es importante tener en cuenta que la brevedad es una forma que muy pocos pueden usar sin consecuencias negativas. Para el resto de los mortales, lo mejor es siempre tomarse el tiempo para redactar mails que tratan al lector como un individuo que merece reconocimiento y respeto.

 

(Fuente)

 

Cómo mejorar la comunicación escrita