¿Te estás comunicando de más?

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La rutina acelerada puede llevarnos a escribir sin pensar. Aquí, ocho puntos para detectar saber si se está destinado más tiempo del necesario a enviar y recibir mensajes.

 

1. ¿Respondes a un mail donde sólo estás en copia?

 

La etiqueta del mail dice que si una o más personas están en la línea de Cc no es necesario que respondan, a menos que la intervención sea realmente necesaria.

 

2. Al delegar una tarea o proyecto ¿solicitas que se te copie en todos los mails?

Para optimizar el tiempo en la lectura de mails, es mejor recibir status regulares (diarios, semanales o mensuales según el tipo de proyecto).

 

3. ¿Envias recordatorios?

Al solicitar una tarea conviene pautar una fecha y enviar recordatorios sólo cuando es necesario. De lo contrario, las personas pueden confiar en que recibirán siempre los recordatorios.

 

4. ¿Envias por mail información que luego se compartirá durante una reunión?

A menos que la información sea compleja o urgente, no es necesario anticipar la información.

 

5. ¿Armas o respondes a discusiones por mail?

Además de que no es la vía más aconsejable para intercambiar opiniones, es mucho más efectivo tener una conversación cara a cara o por teléfono que sostener un infinito ida y vuelta de correos.

 

6. Al recibir un mail breve ¿respondes con un “de nada” o “gracias”?

Si bien cara a cara responder con un “gracias” o “de nada” es de buena educación, por email no es necesario hacerlo.

 

7. Al recibir un pedido de información ¿respondes con toda la información que conoces sobre el tema en cuestión?

Una síntesis es siempre más aconsejable que toda una cronología. Más no siempre es mejor.

 

8. Al comunicarse con otros ¿consideras cuanta información los demás necesitan saber?

Para distinguir qué necesitan saber los que reciben el mail, conviene preguntarse si el tema tiene relevancia en el presente.

 

(Fuente)

 

Cómo mejorar la comunicación entre equipos