Más inmediato, menos acartonado, con emojis… El Whatsapp tiene muchas ventajas que facilitan la comunicación con clientes y colegas, pero muchas veces se usa sólo porque está disponible.
Estas diez mejores prácticas te ayudarán a crear mensajes profesionales y cuidados.
Pedí permiso para usar esta vía de comunicación
Muchos reservan la mensajería instantánea para gestionar temas de la vida personal y prefieren el mail para lo profesional.
Escribí en horario laboral
Regla de oro: no invadir el descanso. ¿A quién le resulta ameno recibir un mensaje laboral los días que no trabaja? Que sea un buen momento para redactarlo no quiere decir que sea un buen momento para recibirlo.
No satures
Enviar un mensaje seguido por un llamado: nunca, a menos que sea urgente.
Incluí tu nombre
Si le escribimos a alguien con quien no tenemos tanto contacto, cabe la posibilidad de que no nos tenga agendados. O que haya cambiado el equipo sin haber guardado bien los teléfonos.
Cuidá las formas
Siempre: saludar. Pedir por favor. Dar la gracias.
Por escrito, los tonos pueden confundirse fácilmente con imperativos.
¿Cuál suena mejor?
Persona A: Te estoy esperando abajo.
Persona B: Hola Ana. Estoy abajo.
Preguntate: ¿es esta la mejor manera de que el lector reciba mi mensaje?
Que sea conveniente redactarlo no quiere decir que sea práctico recibirlo.
Por ejemplo: llegaron los nuevos productos. Nada más que fácil enviar las fotos promocionales a todos tus contactos por Whatsapp que armar un email. Tal vez. Pero esto no quiere decir que del otro lado quieran llenar la memoria de sus teléfonos con imágenes no solicitadas.
Preguntate: ¿es necesario este mensaje?
Las personas no quieren interrumpir lo que están haciendo para leer un mensaje innecesario.
Ojo con el armado de grupos
Sí, es más fácil armar un grupo y enviar el mensaje una sola vez. Pero para los que están del otro lado, recibir 20 mensajes nuevos que dicen «confirmado» «gracias» «sí», etc. resulta pesado.
Además, al armar un grupo estás dando a conocer la información de contacto de todos los que lo integran.
En estos casos, un mail colectivo usando CCO o un mensaje a cada miembro es la opción más profesional.
Leé antes de enviar
El corrector del celular y el uso de pulgares en pantallas táctiles: los grandes enemigos de las relaciones interpersonales.
Revisar siempre antes de enviar.
Dejá que la comunicación termine
Para muchos es muy difícil no sentir la obligación de enviar la última palabra. Pero está bien no responder un último saludo cuando ya la comunicación terminó.
Por ejemplo:
Persona A: ¡Nos vemos mañana!
Persona B: ¡Sí! Tengo muchas ganas de que nos reunamos.
Persona A: ¡Yo también!
Persona B: ¡Nos vemos entonces!
Persona A: ¡Nos vemos!
Persona B: ¡Ok!
En este caso, la primera respuesta de la persona B cerraba la comunicación sin riesgos de sonar abruptos.
En síntesis: aprovechar los beneficios de esta herramienta en lugar de usarla sólo por comodidad es la clave para lograr comunicaciones fluidas sin irritar al otro.
(Fuente: Syntax training)
